Szybkie linki

Menu

Banery

-

Informacje

ilość odwiedzin tej strony: 297
ostatnia aktualizacja tej strony:
2014.02.20 09:21
ostatnia aktualizacja w BIP:
2017.11.09 12:53

Treść strony

Zarządzenie OR.0050.10.2013

Burmistrza Miasta i Gminy Dobrzyń nad Wisłą

z dnia 12.04.2013 r.

w sprawie ustalenie zasad kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta i Gminy w Dobrzyniu nad Wisłą

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym z dnia 8 marca 1990r.
(tj. Dz.U.2013. poz.594) oraz art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r.
(Dz. U. z 2009r. Nr 157 póz. 1240 z późn. zm.),

zarządzam, co następuje :

Postanowienia ogólne

Jednostka prowadzi gospodarkę finansową oraz kontrolę zarządczą na podstawie:

  1. ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (tj. Dz.U.2013. poz.594)
  2. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r. Nr 157, póz. 1240 z późn. zm.)

3)       ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tj. Dz.U.2013.poz.330)

4)       zarządzeń Burmistrza Miasta i Gminy oraz innych aktów wewnętrznych (instrukcji, decyzji, zakresów czynności, poleceń służbowych).

§ 1

Kontrole zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogól działań podejmowanych
dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

Cel i zakres kontroli zarządczej

§2

1.    Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1)              zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

2)             skuteczności i efektywności działania;

3)             wiarygodności sprawozdań;

4)             ochrony zasobów;

5)             przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

6)             efektywności i skuteczności przepływu informacji;

7)             zarządzania ryzykiem;

2.    Kontrola zarządcza wykonywana jest z uwzględnieniem przestrzegania podstawowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej na podstawie następujących kryteriów:

1)             zgodności z prawem – w ramach, którego pracownicy są zobowiązani do zapewnienia zgodności wszelkich działań z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa,

2)             rzetelności – w ramach, którego wypełniane są obowiązki przez pracowników z należytą starannością, sumiennie i terminowo, z dokumentowaniem określonych działań zgodnie z rzeczywistością,

3)       celowości – w ramach, którego pracownicy badają czy działalność jednostki jest zgodna z celami
i zadaniami jednostki, zgodna z przyjętymi planami,

4)          gospodarności – w ramach, którego pracownicy optymalizują metody i sposoby oszczędnego
i efektywnego wydatkowania oraz gospodarowania majątkiem jednostki, a ponadto stosują działania zapobiegające wystąpieniu szkód,

5)          przejrzystości – w ramach, którego klasyfikuje się dochody i wydatki publiczne, sporządza sprawozdania finansowe, stosuje zasady rachunkowości, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w formie zorganizowanego ładu dokumentacyjnego, a ponadto sprawdza czy dokumenty (dowody księgowe) będące podstawą zapisu w księgach rachunkowych są opisane w sposób umożliwiający identyfikację zrealizowanego zadania,

6)          jawności – w ramach, którego jednostka udostępnia za pośrednictwem strony internetowej (strony
BIP – Biuletyn Informacji Publicznej) do publicznej wiadomości właściwe materiały.

§ 3 Kontrola zarządcza ma spełniać następujące funkcje:

  1. sygnalizacyjną; poprzez dostarczanie osobom zarządzającym informacji niezbędnych do korekty uprzednich i podejmowania nowych decyzji oraz sygnalizowania faktów wystąpienia nieprawidłowości, zaniedbań, nadużyć, odchyleń od ustalonych procedur postępowania, umożliwiających ich likwidację,
  2. instruktażową; poprzez inicjowanie kierunków prawidłowego działania, wskazanie sposobów
    i środków likwidacji oraz zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości,
  3. profilaktyczną; poprzez zapobieganie w wyniku wniosków pokontrolnych występowania niekorzystnych zjawisk oraz oddziaływanie w celu wywołania pożądanych zachowań.

§ 4

1.   Kontrolę zarządczą prowadzi się przez:

1)             samokontrolę, tj. kontrolę prawidłowości wykonywania własnej pracy przez wszystkich pracowników, zgodnie z zakresami uprawnień i obowiązków,

2)             kontrolę funkcjonalną, tj. kontrolę sprawowaną w ramach obowiązku nadzoru przez pracowników
na stanowiskach kierowniczych oraz na innych stanowiskach biorących udział w realizacji określonych zadań, operacji, procesów - których obowiązki wykonywania kontroli zostały określone w zakresach czynności służbowych, bądź którzy do wykonywania tej kontroli zostali zobligowanymi na podstawie innych przepisów,

3)             kontrolę wstępną, tj. kontrolę celowości wydatkowania środków przeprowadzoną przed podjęciem
operacji gospodarczej przez pracownika odpowiedzialnego merytorycznie,

4)      kontrolę następczą, tj. kontrolę przeprowadzoną po zaistnieniu zdarzenia rzeczywistego, mającą na celu wykrycie nieprawidłowości, wykonywaną przez komórkę kontrolującą.

§5

1. Burmistrz oraz upoważnieni kierownicy komórek organizacyjnych mają obowiązek określenia w sposób precyzyjny i spójny podległym pracownikom zadań, uprawnień i zakresów odpowiedzialności.

2.  Dokumenty określające zakresy obowiązków pracowników, ich uprawnień oraz zakres ich
odpowiedzialności są sporządzane na piśmie, a ich przyjęcie przez pracownika jest kwitowane; jeden
egzemplarz dokumentu należy przekazać do akt osobowych pracownika.

§6

Standardy kontroli zarządczej w jednostce

W jednostce wdraża się standardy kontroli zarządczej w następujących obszarach:

1) środowisko wewnętrzne,

2)       mechanizmy kontroli,

3)       monitorowanie i ocena,

4)       informacja i komunikacja.

§ 7

Środowisko wewnętrzne

1.                 Właściwe środowisko wewnętrzne w jednostce jest fundamentem dla pozostałych elementów kontroli zarządczej.

2.                 Odpowiednie warunki wewnętrzne wyrażać się mają w:

1)                   przestrzeganiu wartości etycznych w jednostce,

2)                   posiadaniu odpowiednich kompetencji zawodowych przez pracowników,

3)              istnieniu odpowiedniej struktury organizacyjnej jednostki,

4)              praktyce identyfikacji zadań wrażliwych,

5)              właściwym powierzaniu (delegowaniu) obowiązków

3.                Osoby zarządzające i pracownicy powinni być świadomi wartości etycznych przyjętych w jednostce
i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań. Osoby zarządzające powinny wspierać
i promować przestrzeganie wartości etycznych, dając dobry przykład codziennym postępowanie
i podejmowanymi decyzjami.

4.                Proces zatrudnienia powinien być prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego
kandydata na dane stanowisko pracy. Należy zapewnić rozwój kompetencji zawodowych
pracowników jednostki i osób zarządzających.

 

 

§ 8

Struktura organizacyjna

Struktura organizacyjna jednostki powinna być dostosowana do celów i zadań, które aktualnie stoją przed jednostką. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników powinny być określone w formie pisemnej w sposób przejrzysty
 i spójny. Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika w sposób precyzyjny, adekwatny do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania
i ryzyka z nimi związanego.

§9

Powierzenie obowiązków

1.                Należy precyzyjnie określać zakres usprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom.

2.                Przyjęcie tych obowiązków powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki.

§ 10

Mechanizmy kontroli

W jednostce wprowadza się następujące mechanizmy kontroli zarządczej:

  • dokumentowanie systemu kontroli zarządczej,
  • nadzór,
  • ciągłość działalności,
  • ochrona zasobów,
  • szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych,
  • mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych.

§11

Dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych

Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień
i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

 

 

§ 12

Nadzór kierowniczy

1.                    W jednostce prowadzi się nadzór nad wykonywaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

2.                    Nadzór kierowniczy obejmuje w szczególności jasne komunikowanie obowiązków, zadań
i odpowiedzialności każdemu z pracowników i systematyczną ocenę ich pracy w niezbędnym zakresie oraz zatwierdzenie wyników pracy w decydujących momentach w celu uzyskania zapewnienia, że przebiega ona zgodnie z zamierzeniami.

§ 13

Ciągłość działalności

Celem odpowiednich mechanizmów kontroli zarządczej ma być utrzymanie w każdym czasie okolicznościach, ciągłości działalności jednostki, w szczególności operacji finansowych i gospodarczych oraz ochrona zasobów finansowych, materialnych i informacyjnych. Osiąganie tego celu możliwe jest poprzez wykorzystywanie wyników analiz ryzyka.

§ 14

 Ochrona zasobów

Dostęp do zasobów jednostki mają wyłącznie upoważnione osoby. Osobom zarządzającym i pracownikom należy powierzyć odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystywanie zasobów jednostki.

§ 15

 Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych

W jednostce wprowadza się mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, a w tym:

1)          rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych,

2)    zatwierdzenie (autoryzację) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego
upoważnione,

3)          podział kluczowych obowiązków,

4)    weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

§ 16

Dokumentowanie operacji finansowych i gospodarczych

Wszystkie operacje finansowe i gospodarcze, a także inne znaczące powinny być rzetelnie dokumentowane
w celu umożliwienia prześledzenia każdej operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu.

§ 17

Zatwierdzenie (autoryzacja) operacji finansowych

1.                    Kierownik jednostki lub upoważnieni przez niego pracownicy zatwierdzają wszelkie operacje finansowe
i gospodarcze przed ich realizacją. Poszczególne czynności związane z realizacją operacji finansowych
lub gospodarczych powinny być wykonywane wyłącznie przez pracowników do tego upoważnionych.

2.                    Operacje finansowe, gospodarcze i inne istotne zdarzenia powinny być weryfikowane przed i po realizacji.

§18

Podział obowiązków

Kluczowe obowiązki dotyczące zatwierdzenia, realizacji i księgowania operacji finansowych, gospodarczych
i innych zdarzeń należy rozdzielać pomiędzy różnych pracowników z uwzględnieniem obowiązków
i odpowiedzialności głównego księgowego jednostki określonych w przepisach prawa.

§ 19

Główny księgowy

Główny księgowy jednostki sektora finansów publicznych jest pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie rachunkowości jednostki, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

§ 20

Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych

W jednostce wprowadza się mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych. Składają się na nie mechanizmy kontroli dostępu do zasobów informatycznych, sprzętu, systemu, aplikacji, danych mające na celu ich ochronę przed nieautoryzowanymi zmianami, utratą lub ujawnieniem czy mechanizmy kontroli oprogramowania systemowego w jednostce.

§ 21

 Informacja i komunikacja

1.   W jednostce zapewnia się wszystkim pracownikom dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków.

2.                    Osoby zarządzające oraz pracownicy powinni mieć zapewniony dostęp do informacji niezbędnych
do wykonywania przez nich obowiązków. System komunikacji powinien umożliwiać przepływ potrzebnych informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku pionowym, jak i poziomym.

3.                    Osobom zarządzającym i pracownikom należy zapewnić, w odpowiedniej formie i czasie,
właściwe i rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań.

 

§22

Monitorowanie i ocena

1.      Kierownik jednostki odpowiedzialny jest za ocenę funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w jednostce. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej mogą być zobowiązane także inne osoby pełniące funkcje kierownicze.

2.                    Ocena systemu kontroli zarządczej może odbywać także poprzez odrębne oceny dokonywane przez pracowników jednostki (samoocena). Samoocena powinna być ujęta w ramy procesu odrębnego
od bieżącej działalności i dokumentowania.

3.                    Źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez kierownika jednostki powinny
być w szczególności wyniki: monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli.

4.                    Kierownik jednostki corocznie potwierdza uzyskanie powyższej zapewnienia w formie oświadczenia
o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok.

§ 23

Procedury wewnętrzne

1.   Ustala się następujące procedur wewnętrzne:

1)    zasady prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Miasta i Gminy Dobrzyń nad Wisłą obejmujące:

  • zasady gospodarki kasowej,
  • zasady gospodarki drukami ścisłego zarachowania,
  • gospodarką środkami rzeczowymi,
  • zasady ewidencji finansowo – księgowej,
  • instrukcja w sprawie inwentaryzacji aktywów i pasywów,
  • wycena aktywów i pasywów,
  • sprawozdawczość,
  • ochrona danych,
  • instrukcja wewnętrzna obiegu dokumentów finansowo – księgowych,
  • wykaz pracowników upoważnionych do sprawdzania dokumentów księgowych pod względem:

a)               merytorycznym,

b)       formalno - rachunkowym,

c)        zatwierdzenia,

  • zakładowy plan kont
  • zasady rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat.
    1. procedura kontroli finansowej opracowana na potrzeby jednostek organizacyjnych Miasta i Gminy
      Dobrzyń nad Wisłą.
    2. procedura naboru na wolne stanowiska w urzędzie miasta i gminy oraz stanowiska kierownicze
      w jednostkach organizacyjnych,
    3. procedura przeprowadzenia służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego te służbę,
    4. przeprowadzania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych,
    5. procedura wynagradzania pracowników UG,
    6. procedura gospodarowania mieniem,
    7. procedura utrzymania czystości i porządku na terenie Gminy,
    8. regulaminu pracy komisji przetargowej.

2.        Środki kontroli finansowej wykorzystywane w Urzędzie Miasta i Gminy zawarte zastały również w innych zarządzeniach kierownika jednostki oraz zakresach czynności pracowników.

3.     Wykaz dokumentów związanych z kontrolą zawiera załącznik nr 1

§ 24

Postanowienia końcowe

1.                 Wszyscy pracownicy urzędu zobowiązani są do samokontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, zakresami czynności i odrębnymi pisemnymi poleceniami, upoważnieniami i zarządzeniami wewnętrznymi.

2.                 Kierownicy oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach zobowiązani są do pełnienia kontroli funkcjonalnej stosownie do zadań ustalonych w regulaminie.

3.                 Zakres tej kontroli obejmuje realizację zadań ustawowych i statutowych oraz obowiązków
służbowych komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk, a w szczególności legalność, rzetelność, celowość i gospodarność podejmowanych decyzji.

4.                 Kontrola ta odbywa się między innymi przez osobiste zapoznawanie się, podpisywanie, dekretowanie
lub parafowanie opracowanych decyzji, rozstrzygnięć, informacji, analiz i innych dokumentów służbowych oraz przyjmowanie ustnych wyjaśnień.

§ 25

Zobowiązuję kierowników poszczególnych referatów do zapoznania z treścią zarządzenia podległych pracowników i odebrania od nich stosownych oświadczeń potwierdzających zapoznanie się z Zarządzeniem.

§ 26 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

Załącznik nr 1

OBSZAR

LP.

DOKUMENT

I. ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE

1.

Statut Urzędu Miasta i Gminy Dobrzyń nad Wisłą

2.

Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Dobrzyń nad Wisłą

3.

Opisy stanowisk pracy – zdefiniowane dla każdego stanowiska

4.

Imienne upoważnienia z zakresu gospodarki finansowej udzielane przez Burmistrza Miasta i Gminy Dobrzyń nad Wisłą

5.

Procedura przeprowadzenia okresowych ocen pracowników
na stanowiskach urzędniczych w tym kierowniczych stanowisk urzędniczych

6.

Procedura szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę

7.

Regulamin naboru na wolne stanowisko urzędnicze

8.

Regulamin Pracy Urzędu Miasta i Gminy Dobrzyń nad Wisłą

9

Regulamin wynagradzania

II. CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM

1.

Polityka zarządzenia ryzykiem w Urzędzie Miasta i Gminy
w Dobrzyniu nad Wisłą

2.

Procedura zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miasta i Gminy
w Dobrzyniu nad Wisłą

3.

Powołanie Zespołu ds. oceny ryzyka w Urzędzie Miasta i Gminy
w Dobrzyniu nad Wisłą

4.

Karta analizy ryzyka zawodowego stanowisko

pracy –pracownik administracyjno – biurowy

5.

Dokumentacja oceny ryzyka zawodowego – pracownik gospodarczy

III. MECHANIZMY KONTROLI

1.

Zasady polityki rachunkowości

2.

Instrukcja kasowa, ustalenie wykazu osób upoważnionych do pobierania kwitariuszy przychodowych K- 103 i wystawiania przychodowych dochodów podatków i opłat oraz wprowadzenia instrukcji obrotu drukami ścisłego zarachowania

3.

Zarządzenie w sprawie wprowadzenia gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności
za powierzone mienie

4.

Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów 

finansowo – księgowych

5.

Zarządzenie w sprawie powołania Administratora Bezpieczeństwa Informacji oraz Administratora Systemu Informatycznego

6.

Regulamin zamówień o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14000 euro

7.

Regulamin Gospodarowania Środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Urzędzie Miasta i Gminy
w Dobrzyniu nad Wisłą

8.

Uchwała w sprawie określania zasad gospodarowania nieruchomościami w Urzędzie Miasta i Gminy

w Dobrzyniu nad Wisłą

9.

Zarządzenie w sprawie wprowadzenia do użytku służbowego polityki bezpieczeństwa o instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych
w Urzędzie Miasta i Gminy w Dobrzyniu nad Wisłą

10.

Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego dla Urzędu Miasta
i Gminy Dobrzyń nad Wisłą

11.

Instrukcja BHP

12.

Instrukcje dot. powstania pożaru

13.

Zarządzenie w sprawie wyznaczenia pracownika do udzielania pierwszej pomocy i wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników.

14.

Zarządzenie w sprawie jednolitego wykazu akt dla Urzędu

Miasta i Gminy w Dobrzyniu nad Wisłą

15.

Instrukcja archiwum zakładowego w Urzędzie Miasta i Gminy
w Dobrzyniu nad Wisłą

IV. INFORMACJA I KOMUNIKACJA

1.

Rejestr korespondencji

V. MONITOROWANIE I OCENA

1.

Bieżąca kontrola funkcjonalna określona w zarządzeniu
w sprawie wprowadzenia regulaminu kontroli wewnętrznej

 

 

 

 

drukujdrukuj

Adres

Urząd Miasta i Gminy Dobrzyń nad Wisłą

ul. Szkolna 1
87-610 Dobrzyń nad Wisłą

Kontakt

Dane kontaktowe

tel. +48 54 253 05 00
fax +48 54 253 10 06

e-mail: dobrzyn@dobrzyn.pl

Godziny

Godziny urzędowania

poniedziałek 7.30 - 15.30
wtorek 7.30 - 15.30
środa 7.30 - 15.30
czwartek 7.30 - 15.30
piątek 7.30 - 15.30

Stopka strony

w górę
Ułatwienia dostępu        Przeczytaj oświadczenie o dostępności
zamknij
Rozmiar czcionki
Wersja o wysokim poziomie kontrastu
Przełącz się na widok strony o wysokim kontraście.
Powrót do domyślnej wersji strony zawsze po wybraniu linku "Graficzna wersja strony" znajdującego się w górnej części witryny.